Bedrijfsprocessen in Exact Online te vaak nog handmatig
Exact Online biedt een kosteneffectieve en schaalbare oplossing om bedrijfsprocessen te ondersteunen. Dankzij de cloud-technologie is het gemakkelijk en veilig om altijd en overal samen te werken.
Het is echter lastig om bijvoorbeeld automatisch boekingen te maken die niet voorzien zijn. Bijvoorbeeld indien bijvoorbeeld partners samen een bedrijf runnen en elk een bijdrage moet leveren aan de kosten, maar ieder ook meedeelt in de opbrengsten.
Of indien de tweeduizend klanten afhankelijk van hun omzet in het afgelopen boekjaar een creditnota moeten krijgen op basis van de afgenomen en betaalde producten. Of eco-taksen in rekening gebracht dienen te worden.
Dit wordt vaak opgelost met handmatig lijstwerk, handmatige analyses en handmatige boekingen. Soms kan een app uit het Exact Online appcenter soelaas bieden, maar vaak is het bedrijfsproces te branche- of zelfs bedrijfsspecifiek en is er geen app beschikbaar. En een eigen app is gauw erg kostbaar.
Deze handmatige acties kosten relatief veel tijd en geld. Met de Invantive producten kon je tot op heden nog de analyse en het lijstwerk automatiseren, bijvoorbeeld met de Excel add-in Invantive Control.
Maar het automatisch inboeken was nog niet efficiënt en goedkoop mogelijk.
De laatste stap in Exact Online echt automatiseren
Exact Online biedt rijke mogelijkheden voor apps om verwerkingen te automatiseren. Maar vaak was er nog uitgebreide programmeerkennis nodig, plus een goedgevulde portemonnee.
Met de laatste release van de Invantive producten is het mogelijk geworden om ook de laatste stap voor het toevoegen en muteren van gegevens echt te automatiseren.
Je kon al met een standaard SQL-statement bepalen WAT er geboekt of gemuteerd moet worden. En je kunt nu ook op basis hiervan gegevens TOEVOEGEN of WIJZIGEN in Exact Online.
Het onderstaand voorbeeld laat zien hoe je met kennis van de bedrijfsvoering en een kleine inspanning SQL hebt om per klant een taak aan te maken voor de administrateur zodat de herhalende facturen niet vergeten worden:
Heel herkenbaar voor business consultants die met de traditionele on-premises producten werken, maar in de cloud-wereld een wereldse innovatie!
Maar uiteraard kun je hiermee niet alleen automatisch taken maken om administratieve workflows en de hygiëne van je administratie te verbeteren (bijvoorbeeld eigen reminders per administratie). Net zo makkelijk kun je:
- boekingen naar kostenplaats of kostendrager splitsen,
- samengestelde artikelen exploderen naar onderliggende artikelen zoals in Globe, of
- facturen maken aan voor abonnementsmodellen die nog niet standaard ondersteund worden.
Wil je weten hoe je je eigen bedrijfsprocessen verder automatiseert binnen Exact Online? Neem dan contact op met Invantive of een van de dealers zoals Liderado of Business Software Haaglanden.